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醫(yī)藥物流財務(wù)中心信用解凍流程優(yōu)化案例
來源/作者:m.600668.net 發(fā)布時間:2022-03-17 13:54:26 瀏覽次數(shù):

博革項目動態(tài)

 一、定義階段

  1.項目背景

  《信用管理制度》規(guī)定,對于超信用出庫應(yīng)嚴(yán)格控制,未經(jīng)審批不得出庫;

  審批流程在OA中完成。

  2.問題描述

  無紙化審批;

  每個流程需要7-8個審批節(jié)點;

  對于著急發(fā)貨,但不滿足信用條件的訂單,無法及時出庫。

  業(yè)務(wù)員提出“信用解凍流程”審批節(jié)點過多、速度較慢,超過業(yè)務(wù)員預(yù)計解凍時間,導(dǎo)致發(fā)貨時間滯后。

醫(yī)藥物流中心信用解凍問題


  3.指標(biāo)定義

  Y的定義

  Y=信用解凍平均耗時

  Y1=銷售部(純銷)信用解凍平均耗時

  Y2=藥品分銷部信用解凍平均耗時

  Y3=疫苗部信用解凍平均耗時

  指標(biāo)計算

   起點:業(yè)務(wù)員提交信用解凍申請;

   終點:審批流結(jié)束并歸檔(含非工作日時間)

  4.項目范圍

   涉及部門:銷售部(純銷)、藥品分銷部、疫苗部、財務(wù)部,總經(jīng)辦;

  涉及流程: OA中“信用解凍審批流程”。

  5.項目目標(biāo)及收益

  項目目標(biāo)

  梳理和優(yōu)化現(xiàn)有信用解凍審批流程;

   分析和尋找解凍耗時的原因;

   縮短信用解凍平均時間。

醫(yī)藥物流中心信用解凍目標(biāo)


   項目收益

   風(fēng)險可控前提下,縮短下訂單時間節(jié)

   盡早發(fā)貨

   提高客戶滿意度

  二、測量階段

  1.各部門超信用解凍筆數(shù)統(tǒng)計

各部門超信用解凍筆數(shù)統(tǒng)計


  2.各節(jié)點平均耗時統(tǒng)計

  銷售部(純銷)

銷售部各節(jié)點平均耗時統(tǒng)計


  疫苗部

疫苗部各節(jié)點平均耗時統(tǒng)計


  藥品分銷部

藥品分銷部各節(jié)點平均耗時統(tǒng)計


  3.重復(fù)審批訂單與總超信用訂單數(shù)量對比圖

   重復(fù)審批訂單:因為同一超信用原因而大量特批出庫的訂單;

  重復(fù)審批訂單數(shù)量占比=當(dāng)月同一原因特批的訂單數(shù)量/當(dāng)月特批總訂單數(shù)量。

重復(fù)審批訂單與總超信用訂單數(shù)量對比圖


  三、分析階段

  1.重復(fù)審批

  因為發(fā)票金額限制,單筆訂單金額必須小于等于117萬,導(dǎo)致拆單;

   在一期間內(nèi),因同一超信用原因而大量多次特批發(fā)貨的訂單。

  2.審批不及時

   審批人員外出辦公或開會,未授權(quán);

   審批人員長時間未關(guān)注審批,導(dǎo)致審批滯后。

  3.審批節(jié)點多

  每筆流程需要經(jīng)過7或8個審批節(jié)點;

   僅對“總經(jīng)理”處節(jié)點做了分流。

  四、改進階段

  1.重復(fù)審批——提前申請臨時額度和賬期

   增加新的流程:“客戶臨時額度及賬期申請流程”;

   大量發(fā)貨前申請;

   逐級審批;

  在一定期間內(nèi)增加臨時額度及賬期;

  到期后自動恢復(fù)原額度和原賬期;

   跟蹤回款承諾時間。

提前申請臨時額度和賬期

  2.審批節(jié)點多——風(fēng)險可控的前提下適度授權(quán)

   按風(fēng)險級別細(xì)分客戶等級;

   審批權(quán)限的授權(quán);

   風(fēng)險點的控制。

風(fēng)險可控的前提下適度授權(quán)


   總經(jīng)理節(jié)點優(yōu)化前后對比:

總經(jīng)理節(jié)點優(yōu)化前后對比


  主管副總及財務(wù)總監(jiān)節(jié)點優(yōu)化前后對比:

主管副總及財務(wù)總監(jiān)節(jié)點優(yōu)化前后對比

  3.審批不及時——縮短每個審批節(jié)點的審批時間

  及時授權(quán);

   增加超時提醒功能:短信提醒、郵件提醒、抄上級領(lǐng)導(dǎo);

  整理各部門節(jié)點耗時情況,并下發(fā)。

縮短每個審批節(jié)點的審批時間


  五、控制階段

   改善效果

  改善措施自2014年11月1日起開始實施,故選取14年11月—15年1月信用解凍數(shù)據(jù),改善后效果如下:

醫(yī)藥物流中心信用解凍流程優(yōu)化效果

  標(biāo)準(zhǔn)化——《信用管理制度》

  增加臨時額度及臨時賬期的管理

    審批流程及權(quán)限的調(diào)整

  客戶等級劃分的調(diào)整

作者:博革咨詢

博革咨詢業(yè)務(wù)

博革咨詢是中國首家整合精益生產(chǎn)/六西格瑪/流程再造的咨詢公司,專注于提供精益生產(chǎn)、6S目視化、TPM設(shè)備管理、精益工廠布局、專業(yè)目視化、精益供應(yīng)鏈、精益研發(fā)、六西格瑪管理、智能制造等綜合性問題解決方案并負(fù)責(zé)落地實施。

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