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辦公室5S管理標準手冊

日期:2018-09-04 / 人氣: / 來源:m.600668.net / 熱門標簽: 5S管理

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  一、目的
 
  提高工作效率和安全性、提高員工自身素質;
 
  營造潔凈、整齊、合理的工作環境,塑造公司良好企業形象。
 
  二、適用范圍
 
  適用于公司辦公樓內各辦公室。
 
  三、管理職責
 
  1、各部門負責各自辦公區域的日常管理, 保持現場清潔有序;
 
  2、公司安技部負責不定期的對各部門現場進行檢查并考核;
 
  3、部門負責人為第一責任人,辦公室檢查發現問題后,向該部室發出整改通知。
 
  四、辦公室管理規定
 
  1、整理要求:
 
  1)辦公桌上沒有與工作無關物品放置;
 
  2)工作中的相關文件、記錄分類擺放整齊、填寫清楚無誤;
 
  3)地面沒有紙屑、雜物等;
 
  4)文件夾明確標識,整齊放置;
 
  5)標識牌懸掛端正,位置正確;
 
  6)私人物品放在抽屜里;
 
  7)電腦、電器等的電源線都束好,不雜亂無章拋落在地上;
 
  2、整頓要求:
 
  1)文件標識與實際相一致;
 
  2)文件柜內的物品分類擺放好,文件夾應標有目錄,方便查找,文具應擺放整齊,不得擺放其他物品;文件柜頂不得放置其他物品;
 
  3)工作區內的椅子擺放整齊,不用時放回桌洞內;
 
  4)通道上沒有放置物品;
 
  5)個人辦公用品標準
 
  3、清掃要求:
 
  1)辦公桌、門窗等無灰塵、無油污;
 
  2)地面保持無灰塵、無油污、無碎屑、紙屑等雜物;
 
  3)清潔用具保持干凈,每天下班前將垃圾桶內的垃圾倒掉;
 
  4)桌面文具、文件擺放整齊有序;
 
  5)桌面物品都是必需品;傳真機、復印機內紙張齊備,并準備廢紙箱;
 
  6)電源、線路、開關、插座沒有異常現象出現;
 
  7)墻角、柜子、電腦底下為重點清掃區,保持干凈;
 
  4、清潔要求:
 
  1)辦公室制定值日表,每天早上安排兩人打掃衛生,擦辦公桌面和電腦、打掃地面,保持地面清潔無灰塵;每天值日的人員負責清空垃圾桶內的垃圾;每周五下班前全體辦公室人員進行一次大掃除,清理衛生死角,擦干凈門窗玻璃和窗臺上的灰塵;
 
  2)制定辦公室5S檢查制度,對辦公室5S管理進行定期檢查,并作出評價。
 
  5、素養要求:
 
  1)按規定穿戴服裝;
 
  2)對上級及來賓保持禮儀;
 
  3)不隨地吐痰,不隨便亂拋垃圾,看見垃圾及時收好放入垃圾箱內;
 
  4)上班時間不進食,如早餐零食等;
 
  5)上班時間不做與工作無關的事;
 
  6)各部室下班后關閉空調、日光燈、電腦主機和顯示屏電源,鎖好門窗;
 
  7)嚴格遵守執行公司的各項規章制度,按時上下班,不早退,不遲到,不曠工。
 
  五、辦公室管理標準
 
  1、桌面標準(根據各部門不同情況可適當增減)
 

序 號

物 品

數 量

備 注

1

電 腦

一臺

電腦每天下班前要關閉主機和顯示屏電源

2

電 話

一部

電話放于指定的電話放置處

3

茶 杯

一只

茶杯放于指定的位置

4

日 歷

一本

放于指定的位置

5

文件框

一個

               文件資料使用后要整齊擺放在文件框內,并與桌邊保持垂直。

 
  2、文件的標示方法
 

目 的

通過貼標識,使文件柜內放置的文件目視化。

對 象

辦公室內所有文件柜。

標 準

1.文件夾標識參考規格:長180mm,寬15mm,用A4紙打印。
2.標識粘貼于文件夾側面,上邊距頂端為5mm,需有企業標志。
3.沿著標識的下邊緣制作標簽,并排上號,使文件夾的擺放順序目視化。

 
  3、不透明文件柜的標示方法
 

目 的

通過貼標識,使文件柜的編號、責任人及內部物品目視化。

對 象

辦公室內所有不透明的文件柜。

標 準

1.確定文件柜的編號、責任人、內部物品和物品分層方法。
2.制作標識并塑封,參考規格:長80mm,寬50mm。
3.將制作完畢的標識用膠帶或雙面膠附著在文件柜左上角。

 
  4、文件柜內物品的標示方法
 

目 的

通過貼標識,使文件柜內部及文件柜抽屜內物品目視化。

對 象

辦公室內所有的文件柜。

標 準

1.確定文件柜及文件柜抽屜內物品的種類和位置。
2.制作標識并塑封,參考規格:長70mm,寬13mm。
3.將制作完畢的標識用膠帶或雙面膠附著在文件柜內適當的位置。

 
  5、抽屜內物品的標示方法
 

目 的

明確各抽屜內保管物品的分類,使抽屜管理規范化,提高效率。

對 象

辦公桌附帶的抽屜,各種移動柜的抽屜。

標 準

1.制作長方形抽屜標簽,并依據抽屜內的物品標明分類。
2.參考規格:長50mm,寬30mm,不干膠單面印刷。
3.粘貼于抽屜右下角,邊緣對齊。

 
  6、臺歷位置的標示方法
 

目 的

制定臺歷的位置,培養將物品放回原位的習慣。

對 象

桌面臺歷。

標 準

1.制作臺歷定置處標簽。
2.參考規格:長150mm,寬55mm,不干膠單面印刷。
3.貼標簽時,其位置部門內要統一標準,保證對稱、美觀。
4.臺歷定置處標簽貼在放置臺歷位置的中央。
5.標識顏色可使用淺灰色。

 
  7、電話機位置的標示方法
 

目 的

指定電話機的位置,培養將物品放回原位的習慣;明確本電話機的號碼,方便電話的轉接。

對 象

所有辦公室的直線電話機、內線電話機。

標 準

1.制作電話定置處標簽。
2.參考規格:長150mm,寬60mm,不干膠單面印刷。
3.電話定置處標簽貼在放置電話位置的中央。
4.在電話機正面標明本機號碼,本部門應統一字體。
5.必要時刻使用寬的藍色膠帶,在四角標示出電話的放置位置。
6.“電話定置處”可采用46號黑體字進行標示,“本機號碼”可采用24號宋體字進行標示。

 
  8、水杯的放置方法
 

目 的

指定水杯的位置,避免隨意放置水杯的現象,培養將物品放回原位的習慣。

對 象

辦公室和現場車間的飲用水杯。

標 準

1.制作圓形的水杯原位置標簽。
2.參考規格:直徑55mm,不干膠單面印刷。
3.原位置標簽貼在放置水杯位置的中央。
4.個別保管時,標識位置設定在工作崗位或辦公桌面上,貼標簽時,部門內位置要統一,保證對稱、美觀。
5.集中管理時,標識位置選定在休息區域或班組容易集中的地方,需要制作專門的水杯架子,在水杯正面標明姓名或工號,同一部門應統一字體。

 
  9、辦公室用紙管理方法
 

目 的

提高辦公室紙張的二次利用率,規范放置方法,便于取用。

對 象

要進行紙張二次利用的辦公室。

標 準

1.使用塑料板制作紙欄,大小可參考A4紙尺寸。
2.將單面紙和白紙區分放置。
3.制作紙張種類標識(區分單面紙和白紙)。

 
  10、燈具開關的標示方法
 

目 的

明確各個開關所對應的具體電器,方便操作,并提倡節約意識。

對 象

辦公室、培訓室、會議室的普通開關。

標 準

1.畫出電器或照明燈的平面布局圖。
2.畫出電源開關的平面布局圖。
3.開關及其所控制的電器用統一的顏色進行標示。
4.適當配以文字說明,增強節能意識。

 
  11、辦公電器的標示方法
 

目 的

明確辦公物品的管理責任人和所屬部門,倡導物物有人管、事事有責任的管理氛圍。

對 象

電腦、空調、儀器儀表、風扇及其他小電器。

標 準

1.制作長方形責任人標簽。
2.參考規格:長90mm,寬60mm,不干膠單面印刷。
3.在相應欄上記錄管理責任人的姓名、所屬部門和物品名稱。
4.管理責任人標簽需貼在物品的顯眼位置,也可清潔后貼在對象正面。

 
  12、樹木花草的標示方法
 

目 的

提示樹木花草的名稱及其基本知識,提高環保及愛護綠化的意識,以示物物有責任。

對 象

辦公室內的花草。

標 準

1.標注清楚該花草的名字、習性等特點。
2.采用PVC材料,單面印刷。
3.位置:在樹木花草前懸掛。

 
  13、辦公文具的保管方法
 

目 的

制定文具的位置,避免文具隨意放置,減少文具的保管和使用數量,節約文具費用開支。

對 象

臺面文具、抽屜內工具。

標 準

1.制作圓形的文具原位置標簽。
2.參考規格:直徑55mm,不干膠單面印刷。
3.個別保管時,標識位置設定在工作崗位或辦公桌面上,貼標簽時,統一部門內位置要統一,保證對稱、美觀。
4.集中保管時,標識位置選定在辦公室的公共區域,需要制作專門的文具架子或看板,進行行跡管理。

 
  14、辦公區內物品的定位方法
 

目 的

對辦公區內物品進行四角定位,保持辦公物品的整齊、有序,創造一個整齊、舒適的工作環境。

對 象

辦公桌、電腦、打印機、飲水機等辦公用品。

標 準

1.對辦公室內全部物品根據其形狀和擺放位置進行四角定位。
2.材料:黃色膠帶;寬度:10mm,定位角長50mm。
3.辦公區定位線每周檢查一次,缺損部門要及時更換。

 
  15、崗位牌的標示方法
 

目 的

明確辦公人員的崗位和主要職能,便于其他部門人員辦理業務,減少不必要的問訊和打擾。

對 象

辦公室業務人員、技術人員、管理干部等。

標 準

1.參考規格:長200mm,寬150mm,其中,嵌條規格:長200mm,寬30mm,顏色可由公司自選。
2.材料:PVC,單面印刷。
3.位置:擺放于桌面或電腦顯示器上端統一位置。

 
  16、辦公區電線整理方法
 

目 的

消除因電線凌亂導致的難以區分現象,防止意外扯拉造成的松脫,減少凌亂線路占用的空間。

對 象

電腦、打印機、網線、電源插座等電器設備。

標 準

1.同一辦公區域的電線捆扎為1束,捆扎方法為:間隔100mm捆扎一次,線尾處適當保留。
2.每個電器線路插頭位置粘貼所屬設備標簽。

 

 

作者:博革精益六西格瑪

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