1.明確與審核目標有關的樣本

 

    審核采用的主要方法是抽樣檢查。抽什么樣本、每種樣本應抽多少數(shù)量、如何抽樣等問題都要通過編寫檢查表來解決，而且這一切都要為達到審核目標服務。

 

    因此，明確與審核目標有關的樣本是檢查表的首要作用。

 

    2.使審核程序規(guī)范化

 

    編制檢查表已成為國際上進行管理體系審核的一種通用做法，ISO19011：2002《質量和／或環(huán)境管理體系審核指南》第6.4.3條規(guī)定，審核組成員應準備必要的工作文件，用于審核過程的參考和記錄，這些工作文件包括檢查表等，從而使審核程序進一步規(guī)范化，對減少審核工作的隨意性和盲目性可以起到很大的作用。

 

    3.使審核目標始終保持明確

 

    審核員根據(jù)檢查表進行審核，不致偏離審核目標和主題。在現(xiàn)場審核中，有很多實際情況和問題很容易轉移審核員的注意力，有時甚至迷失大方向而在一些枝節(jié)問題上浪費大量時間。這時，檢查表可起到提醒和警示作用。

 

    4.保證審核進度

 

    審核過程是一項高節(jié)奏而緊張的活動，不允許就某一問題、某一條款花費過長時間。事先把審核內容排列成檢查表，可以按調查的問題及樣本的數(shù)量分配時間，使審核按計劃進度進行，起到備忘錄的作用。

 

    5.作為審核記錄存檔

 

    一次審核的檢查表可為以后編寫檢查表提供參考資料。審核員可在檢查表上記錄現(xiàn)場審核情況，也起到審核記錄的作用。認證機構可將其作為審核工作合格評定的重要輸入，認可機構可將其作為檢查認證機構審核工作是否有效的客觀證據(jù)。

 

    6.樹立審核員的職業(yè)形象

 

    在審核過程中，有了檢查表，調查研究就會有的放矢，提問題、查看文件和現(xiàn)場審核也會更有針對性，抽樣更具有代表性，工作更具條理性。這一切都能為審核員樹立起一個熟練的專業(yè)審核員的職業(yè)形象，也體現(xiàn)出審核員的審核技能。

 

    7.減少審核員的偏見和隨意性

 

    在審核過程中，有時由于審核員的特長或興趣偏好，或由于情緒和感性因素，可能出現(xiàn)對感興趣而熟悉的內容審核時間很長，而對不感興趣或陌生的內容審核時間過短，甚至一帶而過的情況。檢查表有助于避免這種問題。