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財務中心-信用解凍流程優化項目
來源/作者:m.600668.net 發布時間:2017-03-01 09:44:11 瀏覽次數:
  一、定義階段

  1.項目背景

  · 《信用管理制度》規定,對于超信用出庫應嚴格控制,未經審批不得出庫;

  · 審批流程在OA中完成。

  2.問題描述

  · 無紙化審批;

  · 每個流程需要7-8個審批節點;

  · 對于著急發貨,但不滿足信用條件的訂單,無法及時出庫。

  · 業務員提出“信用解凍流程”審批節點過多、速度較慢,超過業務員預計解凍時間,導致發貨時間滯后。
醫藥物流中心信用解凍問題

  3.指標定義

  · Y的定義

  Y=信用解凍平均耗時

  Y1=銷售部(純銷)信用解凍平均耗時

  Y2=藥品分銷部信用解凍平均耗時

  Y3=疫苗部信用解凍平均耗時

  · 指標計算

  √  起點:業務員提交信用解凍申請;

  √  終點:審批流結束并歸檔(含非工作日時間)

  4.項目范圍

  · 涉及部門:銷售部(純銷)、藥品分銷部、疫苗部、財務部,總經辦;

  · 涉及流程: OA中“信用解凍審批流程”。

  5.項目目標及收益

  · 項目目標

  √  梳理和優化現有信用解凍審批流程;

  √  分析和尋找解凍耗時的原因;

  √  縮短信用解凍平均時間。
醫藥物流中心信用解凍目標

  · 項目收益

  √  風險可控前提下,縮短下訂單時間節

  √  盡早發貨

  √  提高客戶滿意度

  二、測量階段

  1.各部門超信用解凍筆數統計
各部門超信用解凍筆數統計

  2.各節點平均耗時統計

  · 銷售部(純銷)
銷售部各節點平均耗時統計

  · 疫苗部
疫苗部各節點平均耗時統計

  · 藥品分銷部
藥品分銷部各節點平均耗時統計

  3.重復審批訂單與總超信用訂單數量對比圖

  · 重復審批訂單:因為同一超信用原因而大量特批出庫的訂單;

  · 重復審批訂單數量占比=當月同一原因特批的訂單數量/當月特批總訂單數量。
重復審批訂單與總超信用訂單數量對比圖

  三、分析階段

  1.重復審批

  · 因為發票金額限制,單筆訂單金額必須小于等于117萬,導致拆單;

  · 在一期間內,因同一超信用原因而大量多次特批發貨的訂單。

  2.審批不及時

  · 審批人員外出辦公或開會,未授權;

  · 審批人員長時間未關注審批,導致審批滯后。

  3.審批節點多

  · 每筆流程需要經過7或8個審批節點;

  · 僅對“總經理”處節點做了分流。

  四、改進階段

  1.重復審批——提前申請臨時額度和賬期

  √  增加新的流程:“客戶臨時額度及賬期申請流程”;

  √  大量發貨前申請;

  √  逐級審批;

  √  在一定期間內增加臨時額度及賬期;

  √  到期后自動恢復原額度和原賬期;

  √  跟蹤回款承諾時間。
提前申請臨時額度和賬期
  2.審批節點多——風險可控的前提下適度授權

  √  按風險級別細分客戶等級;

  √  審批權限的授權;

  √  風險點的控制。
風險可控的前提下適度授權

  √  總經理節點優化前后對比:
總經理節點優化前后對比

  √  主管副總及財務總監節點優化前后對比:
主管副總及財務總監節點優化前后對比
  3.審批不及時——縮短每個審批節點的審批時間

  √  及時授權;

  √  增加超時提醒功能:短信提醒、郵件提醒、抄上級領導;

  √  整理各部門節點耗時情況,并下發。
縮短每個審批節點的審批時間

  五、控制階段

  · 改善效果

  改善措施自2014年11月1日起開始實施,故選取14年11月—15年1月信用解凍數據,改善后效果如下:
醫藥物流中心信用解凍流程優化效果
  · 標準化——《信用管理制度》

  √  增加臨時額度及臨時賬期的管理

  √  審批流程及權限的調整

  √  客戶等級劃分的調整

作者:博革咨詢

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